Comment organiser une conférence de presse ?

Une conférence de presse te permet de rencontrer directement les journalistes. Son but est de présenter de façon complète et détaillée une manifestation, un événement, une organisation ou une association. La conférence de presse est exceptionnelle, et n’est pas facile à organiser. Elle est aussi moins courante qu’auparavant.

Une organisation réfléchie

Trois semaines avant l'événement, envoie ton invitation par écrit (sauf urgence) et envoie la par mail à l’attention du rédacteur en chef ou directement du journaliste. Dans cette invitation, joins un communiqué de presse ou un résumé sur le thème de la conférence. Ton invitation doit :

• être lancée deux ou trois semaines avant la date de la conférence ;
• demander une confirmation de présence par écrit ou par téléphone (n’oublie donc pas d’indiquer tes coordonnées) ;

La semaine avant l’événement : 

• recontacte les journalistes qui t’auraient laissé sans réponse et envoie éventuellement un rappel à ceux qui ont confirmé leur présence ;
• envoie le dossier de presse aux journalistes qui ont confirmé leur présence (ou donne-leur à l’entrée, au choix). Envoie également le dossier de presse aux journalistes qui ne savent pas venir ;
• n’oublie pas de mentionner le lieu précis, la date, l’heure et le sujet ;
• préviens aussi les invités d’un éventuel verre et/ou repas ;

Choisis un endroit facile et rapide d’accès. Évite de prendre une salle trop grande. Prévois des chaises et des tables en suffisance ainsi que tout le matériel technique dont tu auras besoin. Prévois aussi des lieux plus calmes pour les interviews et où si possible, on identifie le Patro (drapeau, enfants qui jouent derrière…).

La présentation

N’oublie pas la préparation en interne : choix des orateurs, timing, répartition des thèmes par orateur, liste des questions difficiles…

Pour la présentation, appuie tes propos avec tous les supports visuels dont tu disposes. Une présentation visuelle est souvent mieux perçue et plus agréable qu’un long discours.

L’accueil

Veille à ce que chaque journaliste et invité reçoive un dossier de presse (soit à l’entrée ou bien préalablement envoyé). Pense également à offrir à boire et à manger aux personnes que tu reçois.

Bien sûr, il est normal que tu ne sois pas spécialement à l’aise dans la rédaction et/ou la préparation de ces divers outils ou que tu te poses encore beaucoup de questions quant à la procédure à suivre. C’est pourquoi le secteur communication est à ta disposition pour te conseiller ou même t’aider à construire cela avec toi, si tu en éprouves le besoin. N’hésite surtout pas à le contacter (communication@patro.be) ni à lui demander un listing de contacts presse adapté à ta communication !