Comment organiser ma communication ?

Au Patro, il vous arrive très souvent de devoir préparer un évènement ou un projet. Cela demande une certaine communication afin d’assurer la réussite de ceux-ci.

Cet article vous guidera dans
 Il vous aidera à vous poser les bonnes questions au bon moment et à structurer votre information.

 Pour réaliser un plan de de communication, il est intéressant de se poser 5 questions dans l’ordre suivant. On parle des 5W : What (quoi) ? Why (pourquoi) ? Who (qui) ? How (comment) ? When (quand) ?

Etape 1 : What  ? 

Quel est mon projet ?

Pour cette première étape, réalise une description de ton projet en une ligne. Ensuite, réponds à ces questions pour mettre en lumière certains aspects qui influenceront ta communication :

• Quelles sont les forces de notre projet sur lesquelles je pourrais communiquer ?

• Quelles sont les opportunités qui pourraient servir notre projet en termes de communication ?

• Quelles sont les faiblesses de notre projet qui auraient tendance à desservir notre communication ?

• Quelles sont les menaces qui pourraient desservir notre projet en termes de communication ?

Les forces et les faiblesses concernent ton projet alors que les opportunités et les menaces concernent des facteurs extérieurs qui auraient une influence sur ton projet.

Par exemple, prenons un événement,
l’organisation d’un cinéma en plein air pour les familles.
Les forces de mon projet : événement familial, bonne ambiance, activité ludique, activité 
peu chère.
Les opportunités : l’événement s’adresse à un public familial ; au Patro, nous connaissons
beaucoup de familles. 
Le film choisi est le dernier à la mode, il plaira à de nombreuses personnes.
Les faiblesses : l’entrée est payante,la météo annoncée, il faut des autorisations et 
payer des droits.
Les menaces : nous n’avons pas beaucoup de budget, il faudra communiquer via des canaux 
bon marché ou gratuits. 

 Etape 2 : Why  ?

Pour quelle raison souhaites-tu parler de ce projet ?

Quels sont les objectifs poursuivis ?

Lorsqu’on communique sur quelque chose, on poursuit la plupart du temps un objectif. Tu peux par exemple stimuler un comportement, faire adhérer à une vision, fédérer, informer...

En reprenant notre exemple, l’objectif poursuivi serait de faire venir les personnes à 
notre événement, donc de stimuler un comportement.

Etape 3 : Who ?

Quel(s) est(sont) le(s) public(s) cible(s) du message ?

Qui doit être touché par ma communication ?

En quoi ou à quoi ces personnes risquent-elles d’être réceptives ou réticentes ?

Cette prochaine étape t’aide à définir ton public cible. Lorsque tu le définis, garde bien à l’esprit qu’on ne communique pas de la même façon vers tous les publics. Pour t’aider à adapter ta communication, réalise un petit profil de ceux-ci : âge, habitudes, besoins, … Cela t’aidera à choisir le bon message et le bon canal de communication par la suite.

Pour en savoir plus sur les différents publics de communication aux patros, viens lire l’article  « quels sont nos différents types de publics au Patro ? »

Etape 4 : How ?

Comment communiquer vers mon public ? Quel message veut-on leur communiquer ? Quels sont les moyens disponibles (budget, ressources) ? Quelles sont les contraintes (Budget, canaux de communication, délais…) ?

Cette étape comporte plusieurs parties.

Dans un premier temps, il faut définir un message. Pour répondre à ces questions, tu devras dans un premier temps : définir un message. Choisis un angle d’attaque pour atteindre ton objectif. Ce message peut prendre la forme d’une ou plusieurs phrases d’accroche. Essaye de rester simple et unique. Pense aussi à ton message en fonction de ton public (formulation, vocabulaire adapté, …).

Ensuite, lorsque ton message est défini, choisis un ou plusieurs canaux de communication adaptés à ton public cible, ton objectif et ton contenu. N’oublie pas de décliner la forme de ta communication en fonction du canal utilisé.

Attention, il faut garder une cohérence entre ton objectif, ton public cible, ton message et ton canal de communication. N’oublie pas de t’aider de l’état des lieux que tu as réalisé à l’étape 1.

Voici quelques idées de canaux de communication en vrac :

• Les basiques : appel téléphonique, sms, affiches, flyers,  stands d’information, articles dans un journal, vidéo (teaser, aftermovie, JT reportage …), réseaux sociaux, PowerPoint, interview, courrier, mail, site internet, réunion, cartes de visite, rencontre, Dropbox, dépliant papier, CD/DVD, clé USB, revue, …
  
  
• Les plus originaux : cocotte en papier, avion avec une banderole, jeu, stickers, carte postale, vêtements, ...

Revenons à notre exemple, notre public serait d’une part les parents, d’autre part 
les enfants.On pourrait avoir comme message vers les enfants, un message dynamique 
style « viens t’amuser » et vers les parents un autre style comme « venez profiter
d’une soirée à prix démocratique en famille ». Tu pourrais même communiquer vers 
les parents du patro avec un message différent en disant que les bénéfices seront 
pour leurs enfants. Tu remarques ainsi que les messages sont différents en fonction 
de nos publics. Choisis ensuite le meilleur moyen
de communication.

Etape 5 : When ?

Comment planifier dans le temps ? (= quel message à quel public à quel moment via quel canal)

Il est temps à présent de placer l’ensemble de tes actions dans un planning. Tu peux le réaliser soit en fonction des canaux, soit en fonction du public cible.  Lorsque tu planifies ta communication, pense bien aux délais, aux rappels, aux dates limites, …

Dernière petite remarque

Attention, trop de communication tue la communication. Prends donc bien le temps pour planifier ta communication et éviter “d’arroser” tes destinataires avec plein d’informations.

Lorsque tu auras franchi toutes ces étapes, tu te seras posé les bonnes questions pour assurer une communication efficace. N’hésite pas à télécharger en annexe la feuille de route du plan de communication.