Comment communiquer avec mon équipe de cadres ?

Au Patro, tu es souvent amené à communiquer avec ton équipe de cadres pour des raisons diverses. Il est important de bien savoir communiquer sans quoi votre message ne sera pas perçu par tes cibles.

Cet article t’aidera à trouver des outils et des astuces pour améliorer ta communication au sein de ton équipe.

Avant un évènement/une réunion

Pour s’assurer d’une bonne communication entre animateurs, il y a plusieurs outils que tu peux utiliser :

• Un groupe Facebook : les statuts publiés servent à prévenir des éventuelles réunions ou dates importantes à toute l’équipe de cadres. Tu pourras ainsi programmer le lieu et l’heure de la réunion, mais aussi les informer brièvement sur le but de celle-ci. Cela permettra aussi à chacun de répondre pour ajouter des commentaires, des précisions ou encore pour donner leur avis.
• Une conversation Messenger : c’est outil beaucoup plus instantané, cela permettra à chacun de prévenir d’un retard ou d’un empêchement éventuel de dernière minute. Ça peut aussi être utile pour rappeler quelque chose à un membre de l’équipe. Cet outil est très interactif et les messages envoyés sont plus informels, c’est idéal pour renforcer aussi votre dynamique de groupe.
•  Une conversation WhatsApp peut aussi être un outil dynamique, le principe est le même que celui de la conversation Messenger, à vous de choisir l’outil qui vous correspond le plus.

Si ton but est d’avoir une réponse rapide, privilégie la conversation Messenger/WhatsApp. Si au contraire tu préfères juste informer l’ensemble de votre équipe de cadres alors, crée un groupe Facebook.

N’oubliez pas de faire un rappel sur ce que vous avez dit au préalable sur votre page Facebook/conversation Messenger/WhatsApp afin de s’assurer que l’outil est utile.

Exemple : « Comme nous l’avons dit sur le groupe, aujourd’hui nous allons discuter du déroulement de la journée des copains… »

Ce que tu dois annoncer avant une réunion via ton outil :

•          Date/Heure
•          Lieu
•          Ordre du jour
•         Objectif/But de la réunion
•         Ce que chacun doit préparer (trouver des idées, construire un jeu, etc.)

Pendant la réunion : comment faire passer la parole en réunion ?

• Le classique ‘le bâton de parole’ ou n’importe quel autre objet symbolique sera passé d’une main à l’autre selon l’envie d’expression de chacun.
•  La méthode ‘Pop-corn’ qui invite celui qui veut à s’exprimer quand il le veut sous le principe ‘d’éclater’ et donc de donner son avis quand il le veut.
•  Instaurez un tour de table systématique ce qui rendra la prise de parole obligatoire pour chaque cadre à tour de rôle et donc personne ne sera oublié.

Nous allons maintenant te donner quelques outils en ligne que tu peux utiliser pour créer des rapports en ligne lors de réunions ou d’évènements importants.

Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud lancé par la société Google où il suffit d’ajouter les adresses mail de vos correspondants et puis de se connecter pour voir ce qui est rédigé directement. Chacun peut modifier ce qu’il veut quand il le veut et vous pouvez être à plusieurs sur la plateforme en même temps. La plateforme est gratuite.

OneNote est un outil qui permet également d’accéder à des documents écrits directement en ligne, le gros avantage réside dans la gratuité de la plateforme. OneNote propose aussi le placement libre des éléments dans la « page », ce qui rend la mise en page très dynamique.

EverNote permet quant à lui de retrouver toutes vos notes sur tous vos appareils et sur toutes les plateformes différentes (PC, MAC, WEB, IOS, Android). Vous pouvez également saisir des notes « à la volée ». Ainsi vous pouvez griffonner des notes avec un stylet, ou simplement votre doigt, ou prendre une photo qui ira directement dans les notes.

Et après ?

N’oubliez pas de vous évaluer. L’évaluation permet de prendre du recul et de dégager ses forces et ses faiblesses pour faire le point en vue de s’améliorer en permanence.

Pour que celle-ci paraisse moins lourde à affronter, vous pouvez la mettre en scène sous forme de jeu. Le Kit’Eval de la FNP est là pour t’aiguiller grâce ses 50 fiches pratiques remplies d’évaluations formatives à variés avec ton groupe !

Exemple : Vous exprimez votre ressenti à travers un bulletin météo. (Soleil= Très bien, nuage= mitigé, pluie/tonnerre= médiocre) et ensuite argumentez chaque bulletin météo en faisant référence concrètement à ce qui s’est ou non bien passé.

Voilà, vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire de vous un pro de la communication en réunion avec votre équipe de cadres !